Le document pivot
Cahier des charges de nettoyage : ce qui doit y figurer, ligne par ligne
C’est le seul document qui transforme un mécontentement en réclamation recevable. Sans lui, « c’était mieux avant » ne s’oppose à rien. Avec lui, on lit une ligne, on constate, et on demande la reprise. Voici sa trame, et les rubriques qu’on oublie toujours.
Échange sans engagement. Vous êtes recontacté pour fixer une visite de vos locaux.
Le point de départ
La loi fixe le résultat, vous fixez le reste
L’article R4224-18 du code du travail demande des locaux régulièrement entretenus et nettoyés, et exempts de tout encombrement. Il ne dit ni quand, ni comment, ni à quelle fréquence. Aucun autre texte ne le dit non plus pour des bureaux.
C’est la raison d’être du cahier des charges. Tout ce que la loi ne fixe pas, votre document le fixe, et rien d’autre ne le fera à sa place. Une fréquence absente du document n’existe pas, même si tout le monde la croyait évidente.
La méthode
Commencer par le plan, puis le tableau
L’erreur la plus répandue est d’ouvrir un tableau et de remplir des lignes de haut en bas. On obtient un document qui a l’air complet et qui oublie la moitié des zones, parce qu’on écrit ce qui vient à l’esprit, pas ce qui existe.
La bonne méthode se fait debout, dans vos locaux, un plan à la main.
Faire le tour
Physiquement, plan en main, et noter chaque espace distinct. Y compris ceux que personne ne cite : local de ménage, local à déchets, palier, cage d’escalier, archives.
Classer par usage
Zones de travail, zones sanitaires, zones alimentaires, circulations, zones techniques. Chaque famille a son rythme propre.
Attribuer une fréquence
À chaque zone, pas au plateau. C’est la ligne qui vous servira à réclamer, donc elle doit être vérifiable.
Sortir le périodique
Tout ce qui ne revient pas à chaque passage part dans une rubrique distincte, avec son planning annuel.
Vous avez de quoi décrire vos locaux : c’est tout ce qu’il faut pour obtenir des propositions comparables.
Faire répondre des prestatairesLa trame
Les rubriques, dans l’ordre
Ce qui suit est la structure d’un cahier des charges d’entretien de bureaux. Les quatre premières rubriques figurent dans tous les documents ; les six suivantes manquent dans la plupart.
| Rubrique | Ce qu’elle contient | Si elle manque |
|---|---|---|
| Périmètre des locaux | surface, niveaux, plan annexé, zones exclues nommément | le prestataire chiffre ce qu’il a cru comprendre |
| Tâches par zone | une ligne par zone, verbe d’action, résultat attendu | « nettoyage des bureaux » ne garantit aucune zone |
| Fréquences par zone | quotidien, hebdomadaire, mensuel, et les jours concernés | aucune fréquence n’est opposable, donc aucune n’est due |
| Horaires d’intervention | plage avec début et fin, jours, jours fériés, fermetures | l’horaire dérive et personne ne peut le reprocher |
| Prestations périodiques | vitrerie, moquettes, sols durs, avec planning annuel | découvertes au premier trimestre, en supplément |
| Consommables | qui achète, qui réapprovisionne, à quel seuil, où est le stock | rupture de papier un vendredi soir, chacun accuse l’autre |
| Moyens mis à disposition | local d’entretien, point d’eau, prise, accès au local à déchets | l’agent travaille avec ce qu’il transporte |
| Accès et sécurité | badges, clés, alarme, liste d’intervenants, remplacements | un code circule, et plus personne ne sait qui entre |
| Contrôle qualité | cahier de liaison, grille par zone, visite contradictoire, périodicité | la qualité baisse sans point d’appui pour la reprendre |
| Interlocuteurs | un référent nommé de chaque côté, et son suppléant | on écrit à une adresse générique, et rien ne bouge |
Le repère chiffré
La seule rubrique où un texte vous aide
Sur les sanitaires, vous disposez d’un point d’appui que vous n’avez nulle part ailleurs. L’article R4228-10 du code du travail donne le nombre minimal d’équipements par effectif présent simultanément, et l’article R4228-1 du code du travail rappelle que l’employeur met à disposition les moyens d’assurer la propreté individuelle.
L’intérêt n’est pas seulement de vérifier votre conformité : le nombre de cabinets et de lavabos détermine le temps de passage, et donc ce que vous faites chiffrer. Un cahier des charges qui indique le nombre exact d’équipements par bloc obtient des devis beaucoup plus proches les uns des autres. Le détail du poste sanitaire.
Vous avez de quoi décrire vos locaux : c’est tout ce qu’il faut pour obtenir des propositions comparables.
Faire répondre des prestatairesCe qu’on oublie toujours
Les six lignes absentes de presque tous les documents
La dernière ligne est celle qui fait vieillir un contrat proprement. Un cahier des charges écrit une fois et jamais relu décrit au bout de trois ans des locaux qui n’existent plus.
Une fois ce document tenu, il s’annexe au contrat : c’est là qu’il prend sa valeur. Ce que le contrat doit prévoir autour. Et si vous écrivez ce document parce que le prestataire actuel ne convient plus, lisez d’abord ce qu’implique un changement : le calendrier commande. Les trois postes qui se chiffrent à part y ont chacun leur rubrique, vitrerie, moquettes et remise en état.
- Le local de ménage : son existence, son point d’eau, sa prise, et qui l’entretient.
- Le local à déchets : où sortir les sacs, et si l’agent y a accès à son horaire.
- Les jours fériés et vos fermetures : prestation due ou non, et rattrapage éventuel.
- Le remplacement en cas d’absence : sous quel délai, et avec quelle information pour vous.
- Le signalement des anomalies : l’agent voit vos locaux tous les jours et à vide, autant que cela vous serve.
- La révision du document : une fois par an, parce que vos locaux et vos effectifs bougent.
Vous avez listé vos zones et vous voulez des propositions comparables ?
« Je ne suis pas du métier, je ne saurai pas quoi écrire. »
Vous n’avez pas à écrire les gestes techniques : c’est au prestataire de proposer sa méthode. Vous devez écrire ce que vous attendez comme résultat, zone par zone, et à quelle fréquence. Vous connaissez vos locaux mieux que n’importe qui : vous savez quelle salle se salit, quel couloir marque, quel sanitaire est le plus utilisé. C’est exactement ce qui manque aux cahiers des charges génériques.
Faire chiffrer votre cahier des charges : c’est ce qui rend les propositions comparables.
Faire répondre des prestatairesAprès votre demande
Ce qui se passe après votre demande
Vous décrivez vos locaux
Surface approximative, nombre d’étages, zones concernées, horaires souhaités. Rien d’autre n’est demandé à ce stade.
Votre demande est étudiée
Elle est lue au regard de ce que vous avez décrit : zones, surface, horaires.
Vous êtes recontacté
Une entreprise de propreté dont le périmètre correspond à vos locaux vous recontacte pour en parler et fixer une date.
Vous faites visiter
Aucun devis sérieux d’entretien ne se fait sans voir les locaux. Une visite courte change tout ce qui suit.
Textes de référence
- article R4224-18 du code du travail : les locaux de travail et leurs annexes sont régulièrement entretenus et nettoyés, et exempts de tout encombrement.
- article R4228-1 du code du travail : l’employeur met à disposition les moyens d’assurer la propreté individuelle, dont vestiaires, lavabos et cabinets d’aisance.
- article R4228-10 du code du travail : au moins un cabinet d’aisance et un urinoir pour vingt hommes, deux cabinets pour vingt femmes, effectif compté au maximum de présence simultanée.
Questions fréquentes
Les questions : réponses courtes
Que doit contenir un cahier des charges de nettoyage ?
Dix rubriques : périmètre, tâches par zone, fréquences par zone, horaires, prestations périodiques, consommables, moyens mis à disposition, accès et sécurité, contrôle qualité, interlocuteurs. Les quatre premières figurent partout ; les six autres manquent dans la plupart des documents, et ce sont elles qui causent les litiges.
Faut-il indiquer une fréquence imposée par un texte ?
Il n’en existe aucune. L’article R4224-18 du code du travail demande des locaux régulièrement entretenus, sans fixer de périodicité, et aucun autre texte ne le fait pour des bureaux. C’est précisément pour cela que la fréquence doit figurer au cahier des charges : ce que le document ne fixe pas n’est fixé nulle part.
Dois-je décrire les gestes techniques ?
Non, et mieux vaut ne pas s’y risquer. Décrivez le résultat attendu par zone et la fréquence ; laissez le prestataire proposer sa méthode, son matériel et ses produits. Vous jugerez la proposition, et vous saurez ce que vous comparez d’un devis à l’autre.
À quoi sert d’annexer un plan ?
À supprimer l’ambiguïté sur le périmètre, qui est la première cause d’écart entre deux devis. Un plan annoté, même approximatif, avec les zones numérotées et une couleur par fréquence, vaut plusieurs pages de description. Il sert ensuite de support au contrôle.
Le cahier des charges se révise-t-il ?
Il devrait, une fois par an. Vos effectifs, vos horaires et vos aménagements bougent, et un document écrit une fois décrit au bout de trois ans des locaux qui n’existent plus. Prévoir la clause de révision dans le contrat évite d’avoir à tout renégocier quand un étage change d’usage.
Peut-on reprendre un modèle trouvé en ligne ?
Comme point de départ, oui, pour ne pas oublier de rubrique. Mais un modèle ne connaît ni vos zones, ni vos revêtements, ni vos jours de pointe, et c’est là que se joue la qualité. Le tour de vos locaux, plan en main, apporte plus que n’importe quel modèle.
Voir aussi
Les textes et les outils à consulter
- Fiche de données de sécurité : les 16 rubriques.
- Plan de prévention : inspection commune et seuil de 400 heures.
- Obligation de vigilance : ce que doit vérifier le donneur d’ordre.
- Attestation de vigilance Urssaf : durée, pièces, vérification.
- Le marché du nettoyage de bureaux par ville : 40 villes, chiffres Sirene.