Bureaux et locaux tertiaires
Nettoyage de bureaux : ce qui se décide avant de signer
Votre entreprise doit tenir ses locaux propres : c’est une obligation de l’employeur, pas du prestataire. Mais la loi ne dit ni à quelle fréquence, ni ce qu’il faut faire. Tout se joue donc dans le contrat. Les pages qui suivent vous aident à l’écrire, puis à comparer et à contrôler ce qu’on vous propose.
Entretien de bureaux, partout en France. Échange sans engagement, aucun démarchage.
Le point de départ
L’obligation est la vôtre, la prestation est celle du prestataire
C’est la confusion la plus fréquente, et elle coûte cher au moment d’un litige. L’article R4224-18 du code du travail dit que les locaux de travail et leurs annexes sont régulièrement entretenus et nettoyés, et qu’ils sont exempts de tout encombrement. Cette obligation pèse sur l’employeur. Confier le nettoyage à une entreprise extérieure ne la transfère pas : elle organise son exécution.
Concrètement, si vos sanitaires sont sales un matin de contrôle, personne ne se retournera vers votre prestataire. On se retournera vers vous, et vous vous retournerez vers votre contrat. D’où la seule question qui compte vraiment au moment de signer : est-ce que ce contrat décrit assez précisément ce que j’attends pour que je puisse le faire appliquer ?
Le plan d’étage
Un plateau de bureaux : ce qui se passe zone par zone
Un contrat d’entretien ne se décrit pas en surface totale. Il se décrit zone par zone, parce que chaque zone n’a ni le même usage, ni la même saleté, ni le même rythme. Cliquez sur une zone du plan : vous verrez ce qu’on y fait à chaque passage, et le piège qui s’y cache dans la plupart des contrats.
Accueil
Sol dur lavé, banque d’accueil et vitrages d’entrée essuyés, corbeilles vidées, traces de mains sur la porte reprises. C’est la première chose que voit un visiteur, et la seule zone où la saleté se remarque en dix secondes.
L’accueil est presque toujours bien traité au début du contrat, puis il glisse. Il se contrôle en regardant les bas de vitrage et les plinthes, pas le centre du sol.
Open space
Corbeilles vidées, sols aspirés, plans de travail dégagés essuyés, traces au sol reprises. Les bureaux occupés ne sont pas débarrassés : l’agent ne déplace pas les affaires, et c’est une règle à écrire noir sur blanc.
« Nettoyage des bureaux » ne veut rien dire sans préciser si les plans de travail encombrés sont essuyés ou contournés. C’est la première source de reproche, et elle vient d’une phrase trop courte au contrat.
Sanitaires
Cuvettes, lavabos, robinetterie, miroirs, sols, et réapprovisionnement du papier et du savon. Le nombre de cabinets dépend de l’effectif présent en même temps, selon R4228-10 du code du travail, et c’est ce nombre qui détermine le temps de passage.
Le consommable. Si le contrat ne dit pas qui fournit le papier et le savon, chacun pense que c’est l’autre, et la rupture arrive un vendredi soir.
Cuisine et salle de pause
Plans de travail, évier, extérieur des appareils, tables, sols, et sortie des déchets vers le local de tri. Les zones alimentaires se salissent vite et se voient beaucoup.
L’intérieur du réfrigérateur et du four à micro-ondes n’est presque jamais compris dans le passage courant. Si vous le voulez, il s’écrit comme une ligne à part, avec sa périodicité.
Salles de réunion
Table essuyée, chaises remises en place, corbeille vidée, tableau laissé tel quel. Une salle de réunion sale se remarque exactement au moment où elle ne devrait pas : quand un client est assis en face.
La remise en ordre n’est pas du nettoyage. Si vous voulez que les chaises soient réalignées, il faut le dire : ce n’est pas implicite.
Couloirs et escaliers
Sols aspirés ou lavés selon le revêtement, rampes essuyées, traces sur les murs bas reprises, paliers dégagés. L’article R4224-18 du code du travail demande aussi des locaux exempts de tout encombrement : les circulations sont l’endroit où ça se joue.
Les escaliers sautent souvent quand le temps manque, parce que personne ne les regarde. Ils se contrôlent en partant du haut.
Vestiaires et local ménage
Sols, points d’eau, bancs, et entretien du local d’entretien lui-même. L’employeur doit mettre à disposition des moyens d’assurer la propreté individuelle, selon R4228-1 du code du travail : ces locaux existent parce que la loi les demande.
Le local de ménage. Il faut le prévoir dans vos locaux, avec un point d’eau et une prise. Sans lui, le prestataire travaille avec ce qu’il peut transporter, et la qualité s’en ressent.
Vitrages intérieurs
Cloisons vitrées, portes vitrées, baies accessibles depuis le sol. C’est une prestation périodique : elle se planifie à l’année et se chiffre séparément du passage courant.
Croire que les vitres sont dans le forfait. Elles n’y sont presque jamais, et la découverte se fait au premier trimestre. Ce que couvre vraiment la vitrerie.
Moquettes
Aspiration au passage courant, mais détachage et remise en état par injection-extraction ou par la méthode adaptée à la fibre, une à deux fois par an selon le passage.
L’aspiration ne remplace pas le traitement périodique. Une moquette entretenue seulement à l’aspirateur se ternit sans qu’on voie le moment où ça bascule. Ce que demande une moquette de bureau.
Ce plan est un exemple de travail. Aucune fréquence n’est imposée par la loi : le code du travail demande des locaux régulièrement entretenus, il ne dit ni quand, ni combien de fois.
Votre plateau ressemble-t-il à celui-là ? Décrivez-le, les propositions seront comparables.
Le texte ne le dit pas
Aucune fréquence n’est imposée par la loi
On lit souvent qu’il faudrait nettoyer les bureaux tous les jours, ou que les sanitaires devraient être faits deux fois par jour. Ce n’est écrit nulle part. Le code du travail emploie le mot « régulièrement », et il s’arrête là. Aucun autre article ne fixe de périodicité pour l’entretien courant des locaux de bureaux.
C’est une liberté : la bonne fréquence dépend de votre effectif, de vos horaires, de vos revêtements et de votre tolérance. Une équipe de douze personnes sur un plateau avec deux sanitaires n’a pas le même besoin qu’une agence qui reçoit du public toute la journée.
En revanche, cela veut dire que la fréquence est une clause, et qu’une clause absente n’est jamais opposable. C’est la première ligne à écrire. Comment fixer la fréquence par zone.
Vous avez de quoi décrire vos locaux : c’est tout ce qu’il faut pour obtenir des propositions comparables.
Faire visiter mes locauxLa différence qui se voit à six mois
Cahier des charges flou, cahier des charges précis
Ce qu’on lit le plus souvent
- « Nettoyage des bureaux » : aucune zone nommée, donc aucune zone garantie.
- « Passage régulier » : ni jour, ni plage horaire, ni nombre.
- « Entretien des sanitaires » : le réapprovisionnement n’est pas mentionné, donc il n’est pas dû.
- Vitres et moquettes : jamais citées, donc hors forfait, découvertes au premier trimestre.
- Aucun point de contrôle : rien à opposer quand la qualité baisse.
- Aucun interlocuteur nommé : on écrit à une adresse générique.
Ce qui se tient dans le temps
- Une ligne par zone, avec les tâches faites à chaque passage.
- Une fréquence par zone, et une plage horaire écrite.
- Les consommables : qui fournit, qui réapprovisionne, à quel seuil.
- Les prestations périodiques listées à part, avec leur planning annuel.
- Un mode de contrôle : cahier de liaison, grille par zone, visite contradictoire.
- Un interlocuteur nommé côté prestataire, et un côté client.
Par où entrer
Ce que vous êtes en train de préparer
Vous préférez décrire vos locaux tout de suite plutôt que de tout lire ?
Les prestations qu’on oublie
Ce qui n’est presque jamais dans le forfait courant
Trois postes reviennent dans tous les litiges de début de contrat, parce qu’ils ont l’air d’aller de soi et qu’ils n’y sont pas. Ils se chiffrent séparément et se planifient à l’année.
Deux cas particuliers
Quand l’occupation ne ressemble pas à un plateau classique
Après votre demande
Ce qui se passe après votre demande
Vous décrivez vos locaux
Surface approximative, nombre d’étages, zones concernées, horaires souhaités. Rien d’autre n’est demandé à ce stade.
Votre demande est étudiée
Elle est lue au regard de ce que vous avez décrit : zones, surface, horaires.
Vous êtes recontacté
Une entreprise de propreté dont le périmètre correspond à vos locaux vous recontacte pour en parler et fixer une date.
Vous faites visiter
Aucun devis sérieux d’entretien ne se fait sans voir les locaux. Une visite courte change tout ce qui suit.
Textes de référence
- article R4224-18 du code du travail : les locaux de travail et leurs annexes sont régulièrement entretenus et nettoyés, et exempts de tout encombrement.
- article R4228-1 du code du travail : l’employeur met à disposition les moyens d’assurer la propreté individuelle, dont vestiaires, lavabos et cabinets d’aisance.
- article R4228-10 du code du travail : au moins un cabinet d’aisance et un urinoir pour vingt hommes, deux cabinets pour vingt femmes, effectif compté au maximum de présence simultanée.
- article 7 de la convention collective des entreprises de propreté : garantie de l’emploi et continuité du contrat de travail en cas de changement de prestataire, reprise de l’accord du 29 mars 1990 dit annexe 7.
Le premier échange
Ce qu’il est raisonnable d’attendre du premier échange
- Une visite proposée avant tout prix. Un chiffre donné sans avoir vu vos locaux ne vaut rien.
- Des questions sur vos zones et vos horaires, en plus de votre surface. Un prestataire qui ne demande que des mètres carrés n’a pas compris votre besoin.
- Un périmètre écrit, qui distingue le passage courant des prestations périodiques.
- Aucune pression pour signer vite. Un contrat d’entretien s’installe dans la durée ; rien ne justifie de l’engager en un appel.
Questions fréquentes
Les questions : réponses courtes
Le nettoyage des bureaux est-il obligatoire ?
Oui, mais pas sous la forme qu’on imagine. L’article R4224-18 du code du travail impose que les locaux de travail soient régulièrement entretenus et nettoyés, et exempts de tout encombrement. L’obligation pèse sur l’employeur. En revanche, aucun texte n’impose de faire appel à une entreprise extérieure : une société peut nettoyer ses locaux avec ses propres salariés, à condition d’en assumer l’organisation.
À quelle fréquence faut-il nettoyer des bureaux ?
La loi ne le dit pas. Elle emploie le mot « régulièrement » et ne fixe aucune périodicité. La fréquence dépend de votre effectif, de vos horaires, de vos revêtements et des zones concernées, et elle se fixe dans le contrat. Méfiez-vous de toute source qui vous annonce une fréquence imposée par un texte : il n’en existe aucune.
Combien de sanitaires faut-il dans des bureaux ?
L’article R4228-10 du code du travail donne le repère : au moins un cabinet d’aisance et un urinoir pour vingt hommes, et deux cabinets pour vingt femmes. L’effectif pris en compte est le nombre maximal de personnes présentes en même temps dans l’établissement, et les cabinets sont séparés quand le personnel est mixte. Ce nombre détermine directement le temps de passage à prévoir.
Si je change de prestataire, l’équipe change-t-elle ?
Pas forcément, et c’est souvent l’inverse de ce qu’on attend. L’article 7 de la convention collective des entreprises de propreté organise la continuité du contrat de travail des salariés affectés au marché lorsqu’ils remplissent certaines conditions. La personne qui passe chez vous peut donc rester la même, avec un nouvel employeur. Ce que la reprise du personnel implique vraiment.
Les vitres et la moquette sont-elles comprises dans le forfait ?
Presque jamais dans le passage courant, et c’est normal : ce sont des prestations périodiques, qui demandent du matériel et du temps différents. Elles doivent apparaître comme des lignes distinctes, avec leur périodicité et leur planning. Si elles n’apparaissent nulle part dans le devis, elles ne sont pas dues.
Faut-il prévoir un local pour le prestataire ?
Oui, et ça se néglige souvent. Un local d’entretien avec un point d’eau et une prise permet de stocker le chariot, les produits et les franges propres. Sans lui, l’agent travaille avec ce qu’il peut transporter à chaque passage, et la qualité s’en ressent dès les premières semaines.
Peut-on faire nettoyer les bureaux pendant les heures de travail ?
Oui, c’est même un choix qui se défend : on voit ce qui est fait, on peut échanger avec l’agent, et l’accès aux locaux ne pose aucun problème de badge ou d’alarme. En contrepartie, certaines tâches se font mal dans un espace occupé. Comparer les deux horaires.
Que se passe-t-il après une demande ?
Votre demande est étudiée, puis une entreprise de propreté vous recontacte pour visiter les locaux et établir un devis écrit. Avant cela, les pages du site vous aident à cadrer la prestation : zones, fréquences, horaires et contrôle.
Données et outils